Czym jest community relations?

To praktyka biznesowa polegająca na rozwijaniu korzystnych relacji między firmą a jej najbliższym otoczeniem poprzez informowanie o społecznym zaangażowaniu organizacji. Community relations pomaga budować pozytywny wizerunek marki, zwiększa rozpoznawalność, angażuje lokalną społeczność w działania firmy, może prowadzić do wzrostu sprzedaży i zachęcić potencjalnych inwestorów do nawiązania współpracy. To szczególnie ważne przy przedsięwzięciach związanych z budową dużej inwestycji.

Jak budować relacje z lokalną społecznością?

Punktem wyjściowym jest stworzenie strategii community relations. Opracowany plan działania pomaga firmom lepiej ocenić potrzeby i wartości lokalnej społeczności oraz zidentyfikować ważne inicjatywy lub wydarzenia, które mogą wesprzeć. Tworząc plan, specjaliści ds. public relations mogą wziąć pod uwagę związany z nim budżet, uwzględnić propozycje lub prośby lokalnej społeczności oraz określić efekt, jaki chcą osiągnąć, wdrażając dane działania. Podczas gdy niektóre duże firmy włączają tę taktykę do swoich planów strategicznych, mniejsze firmy planują swój wkład na zasadzie ad hoc, czyli reagują na pojawiające się prośby lub możliwości.

Jakie są narzędzia community relations?

Materiały informacyjne

Biuletyny, e-maile, strona internetowa z informacjami o budowie, konsultacje online, dedykowany numer telefonu dla mieszkańców – im więcej kanałów komunikacji, tym łatwiej i skuteczniej jest dotrzeć do ludzi.

Strona www

Odpowiednio skonstruowana strona internetowa poświęcona komunikacji z lokalną społecznością w przypadku przedsięwzięć budowlanych powinna zawierać: harmonogram prac budowlanych, mapę interaktywną, Q&A stworzone we współpracy z mieszkańcami, formularze kontaktowe, aktualizacje i zdjęcia z przebiegu prac, ewentualnie filmy Time-Lapse lub CGI Flythrough.

Spotkania

Komunikacja online nigdy nie zastąpi spotkań face-to-face. Rozmowy z mieszkańcami, pukanie od drzwi do drzwi, spotkania bezpośrednie są nadal najefektywniejszą formą budowania trwałych relacji. Najlepiej organizować je w małych grupach do kilku osób, tak żebyśmy mogli swobodnie porozmawiać i każdego wysłuchać. Dzięki kameralnym spotkaniom z mieszkańcami łatwiej jest załagodzić lub rozwiązać ewentualnie konflikty, zanim wymkną się spod kontroli. 

Lokalny łącznik

W celu ułatwienia bezpośredniego dotarcia do lokalnej społeczności możemy powołać osobę kontaktową, do której będą mogli się kierować ze wszelkimi pytaniami, wątpliwościami czy prośbami. Łącznik powinien reprezentować wspólne interesy firmy i mieszkańców. Zapewni to stały i spójny przepływ informacji pomiędzy inwestorem a interesariuszami.

Foto i wideo relacje

Materiały foto i wideo są atrakcyjnym sposobem informowania o postępach inwestycji. Zdjęciami i filmami możemy dzielić się na stronie www, w mediach społecznościowych albo w lokalnej prasie. Przy większym budżecie, warto rozważyć instalację kamery internetowej, która będzie relacjonowała prace firmy w czasie rzeczywistym.

Lokalne media

Media lokalne są bardzo ważnym środkiem przekazu dla community relations. Nawiązanie pozytywnej relacji z dziennikarzami może okazać się pomocne, jeśli np. mamy coś ważnego do zakomunikowania społeczności lub w przypadku skarg i ewentualnych sytuacji kryzysowych. Sposobem na to jest regularne organizowanie konferencji prasowych. Najlepiej dla niewielkich grup dziennikarzy. Możemy wtedy więcej czasu poświęcić na rozmowę z każdym z osobna. To także dodatkowa okazja na wręczenie drobnych upominków, np. związanych ze zbliżającą się okolicznością. Dzięki takim działaniom budujemy pozytywne skojarzenia związane z naszą marką.

Lokalny reporter

Ciekawym pomysłem, który pomoże zachęcić mieszkańców do kontaktu z firmą, jest zaangażowanie lokalnych reporterów. Mogą to być miejscowi ludzie, lokalne inicjatywy czy przedsiębiorstwa, które, dzięki bezpośredniemu kontaktowi z zespołem, będą informować społeczność o podejmowanych przez firmę działaniach.

Eventy

My jako firma możemy pokazać mieszkańcom, że zależy nam na obecności w ich przestrzeni życiowej. Warto pomyśleć nad zaplanowaniem wydarzeń, które zaangażują lokalną społeczność, a przy okazji umożliwią nawiązanie z nimi bezpośredniego kontaktu. Inicjatywy mogą obejmować: eventy, akcje charytatywne, wolontariat, sponsoring oraz organizację rozgrywek sportowych. Działalność charytatywna i wszystkie akcje z obszaru CSR ocieplają wizerunek firmy. Należy zwrócić jednak uwagę na spójność organizowanej akcji z działalnością firmy i wyznawanymi wartościami.

Jak postępować w razie kryzysu?

Nie zawsze uda się przewidzieć kryzys. Natomiast jedno jest pewne. Każda firma, która w jakiś sposób ingeruje w życie lokalnej społeczności, powinna mieć przygotowane procedury postępowania w przypadku sytuacji kryzysowej. Samo przygotowanie dokumentu nie wystarczy. Każdy pracownik powinien zostać przeszkolony z komunikacji kryzysowej. Warto pomyśleć o organizacji szkoleń antykryzysowych zarówno dla szeregowych pracowników, jak i kadry zarządzającej.

Przygotowanie wartościowej strategii community relations, od odpowiedniego dobrania narzędzi po mapowanie sytuacji kryzysowych, może być nie lada wyzwaniem. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o budowaniu relacji z lokalną społecznością, zapisz się na szkolenie.