Zanim przystąpisz do działania – zdefiniuj cele i działania

Nakreśl dokładnie, jaki jest cel wydarzenia, które pragniesz zorganizować. Czy będzie to promocja nowego produktu w centrum handlowym? A może zdecydujesz się na warsztaty kulinarne? Może Twoim celem jest prezentacja usług, jakie oferujesz w swoim salonie kosmetycznym. Chcesz rozpocząć sprzedaż czy pragniesz zwiększyć świadomość marki i pozyskać nowe leady?

Warto zanotować, co będzie wiązało się z Twoim wydarzeniem i sprawdzić, czy jest to wykonalne. Możesz mieć niesamowite pomysły na swoje wydarzenie, ale jeśli nie będą one praktyczne, napotkasz problemy już na etapie planowania.  Warto wziąć pod uwagę czas wydarzenia. Czy będzie to tydzień przed Świętami Bożego Narodzenia? A może okres po rozpoczęciu roku szkolnego? Warto wypisać sobie plusy i minusy danego terminu.

Określ swoich odbiorców

Niezależnie od tego, czy zajmujesz się branżą finansową, reklamową czy psychologiczną, musisz mieć jasno określonych odbiorców. Dla kogo organizujesz Twoje wydarzenie? W jakim przedziale wiekowym jest docelowa grupa odbiorców? W jaki sposób będziesz je promował? Czy będzie to plakat reklamowy w pobliżu dworca? A może ekran LED przy głównej trasie?

Umieść swoje pomysły na osi czasu

Gdy Twoje pomysły będą już gotowe, nanieś je na oś czasu. Kiedy będziesz prowadził poszczególne działania? W którym momencie zaczniesz promocję Twojego eventu? Kiedy należy zarezerwować salę?

Opracuj budżet

Wydarzenia zawsze generują koszty. Praca nad budżetem pozwoli Ci skutecznie ustalić priorytety wydatków i określić, co możesz zorganizować na Twoim wydarzeniu, a co może się okazać niemożliwe do wykonania.

Planowanie

W tym etapie skup się mocno na takich elementach, jak: harmonogram Twojego eventu, lokalizacja, lista gości, catering, dodatkowa rozrywka oraz czas trwania. Utrzymywanie tych kluczowych celów na pierwszym miejscu pomoże Ci pracować zgodnie z harmonogramem i budżetem oraz sprawić, że wszystko „powinno się udać”.

Promuj swoje wydarzenie

Następną rzeczą do zrobienia jest wzbudzenie świadomości i szumu wokół wydarzenia. Generalnie to do Ciebie należy rozpowszechnianie informacji i zapewnienie, że ludzie w nim będą uczestniczyć. Gdzie to robić? Wykorzystaj media społecznościowe, kontakty, e-mail marketing oraz inne kanały dotarcia do potencjalnych odbiorców. Warto w dniu poprzedzającym wydarzenie przypomnieć zainteresowanym, że taki event się odbywa.

Koordynuj wydarzenie

Po zakończeniu przygotowań, zaplanowaniu wydarzenia i podekscytowaniu gości, nadszedł czas na przeprowadzenie samego wydarzenia. Pamiętaj, że istnieje ryzyko, iż coś pójdzie nie tak. Catering nie dojedzie o określonej porze bądź ktoś lub coś nie dojedzie na czas. Posiadanie planu B to jedno, jednak najważniejszy jest spokój.

Oceń, czy wszystko poszło dobrze

Po zakończeniu wydarzenia warto zawsze przeprowadzić dokładną ocenę jego efektywności. Co poszło dobrze, a co z pewnością mogło pójść lepiej? Czy osiągnęliście zamierzone cele i czy uczestnicy byli zadowoleni? To jedne z wielu pytań, na które warto uzyskać odpowiedź.

Z taką dawką wiedzy możesz spokojnie zdecydować się na samodzielną organizację eventu. Możesz również zlecić to doświadczonej agencji PR. Skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@skillersacademy.pl i uzyskaj ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.