1. Miejsce na konferencję prasową

Zanim odbędzie się konferencja prasowa, zastanów się nad odpowiednim miejscem oraz jej terminem. Nie zawsze konferencja prasowa musi odbywać się w przestronnej sali konferencyjnej. W zależności od prowadzonych działań można spotkać się z dziennikarzami w pobliżu wykonywanej inwestycji czy w miejscu, gdzie powstaje nowe centrum handlowe albo online!

2. Data konferencji prasowej

Z doświadczenia wiemy, że najlepszy czas na konferencję prasową to godziny późno poranne i przedpołudniowe. Wynika to z czasu, który dziennikarze mogą poświęcić na obecność podczas Twojej konferencji, często po kolegium redakcyjnym.

3. Zaproszenie mediów

O konferencji prasowej należy powiadomić dziennikarzy najpóźniej 24 godziny przed terminem konferencji. Najczęściej wysyła się przygotowaną wiadomość na adres e-mail konkretnego dziennikarza bądź ogólny danego medium. Warto też zadzwonić do wybranej osoby lub redakcji, aby miło zwrócić uwagę na datę spotkania i upewnić się, że dziennikarz otrzymał zaproszenie.

W zaproszeniu powinny się znaleźć informacje dotyczące: kto zaprasza na konferencję, gdzie się ona odbędzie oraz jakie tematy poruszy zapraszające i dlaczego temat jest istotny.

4. Czas trwania konferencji prasowej

Czas trwania konferencji zależy przede wszystkim od tematu. Jeśli jednak zależy Ci na jak najlepszym odbiorze Twojego wystąpienia pomyśl o czasie, który nie przekroczy 20-30 minut. To wystarczy na przedstawienie konkretnych informacji. Warto pamiętać, że dziennikarze również będą mieli pytania po Twoim wystąpieniu, więc zarezerwuj czas na udzielenie odpowiedzi. Jeżeli organizujesz konferencję, to media zakładają, że będziesz miał czas z odbiorcami porozmawiać. Ważna informacja: rozpocznij konferencję o zapowiedzianej godzinie. Wykażesz szacunek do osób, które przyszły lub połączyły się na czas.

5. Przygotuj swoje wystąpienie

Koniecznie opracuj wystąpienie przed spotkaniem. Przećwicz początek przemówienia. Miej pod ręką notatki, jeżeli zakładasz, że możesz się zestresować. Zrób ćwiczenia mimiczne i przeponą przed wyjściem na scenę. Mów jasno, przejrzyście, dostosuj styl wypowiedzi oraz swój ubiór oraz mimikę do sytuacji. Myślisz, że wszystko pójdzie po Twojej myśli? Sytuacja może zaskoczyć. Bądź gotowy na trudne pytania z sali. Oceń wcześniej, na które z nich odpowiesz, na które udzielisz wymijającej odpowiedzi.

6. Oprawa graficzna

Zobrazuj to, co mówisz. Jeśli mówisz o nowej inwestycji w nowy basen gminny, wplataj do przemówienia twarde fakty dotyczące ilości użytych materiałów, kosztów, liczby pracowników oraz potencjalnych zysków w przyszłości: liczby dzieci, które skorzystają na tej inwestycji czy nowych miejscach pracy. Przygotuj schludną prezentację, która w formie obrazu może w tle ilustrować to, co mówisz. Jeżeli dysponujesz banerem reklamowym w temacie konferencji ustaw go niedaleko mównicy.

7. Pakiety dla dziennikarzy

Nieodłącznym elementem konferencji prasowej jest przygotowanie materiałów dla dziennikarzy, tzw. press kit. Możesz przygotować je w wersji drukowanej, ale coraz częściej praktykuje się wysłaniem materiałów e-mailem po konferencji.

Co powinien zawierać press kit? Przede wszystkim komunikat prasowy dotyczący wiadomości ogłoszonych na konferencji. Powinien zawierać zdjęcia lub wizualizacje inwestycji, opracowania liczbowe, infografiki, zdjęcia osób wypowiadających się, boiler plate firmy czy instytucji, czy np. plik wideo lub nawet audio z wypowiedziami ekspertów.

8. Monitoring mediów

Zorganizowanie konferencji ma na celu nadanie rozgłosu informacji, którą chcemy przekazać. Jak ocenić, czy zrealizowaliśmy cel i jakim sentymentem opatrzone są publikacje? Profesjonalne narzędzia do monitoringu mediów to jedyny efektywny i bardzo skuteczny sposób na ocenę jakości przekazu po konferencji. Polecamy narzędzia tj. Brand24, Newseria, Newton Media, Instytut Monitorowania Mediów czy Press Service.

Jeżeli po raz pierwszy organizujesz konferencję prasową, poczytaj dużo na ten temat, bo każdy kontakt z dziennikarzami wymaga precyzji, wiedzy i dobrego przygotowania. Jeżeli masz wątpliwości, czy podczas planowania nie popełniasz błędów, skontaktuj się z nami i umów się konsultacje eksperckie: office@personal-pr.pl.