Ustal cel komunikacji

Podstawowym i najważniejszym elementem komunikacji wewnętrznej jest ustalenie jej celu. Po co kontaktujesz się z pracownikami? Pomyśl o tym w kategoriach komunikacji biznesowej. Spróbuj spisać listę obszarów komunikacji, które mogą generować problemy lub nieporozumienia. Pamiętaj, aby w miarę możliwości do każdej tematyki planowanych komunikatów stosować różne sposoby dialogu.

Dostosuj formę komunikacji do rangi tematu

Dużym echem odbiło się zwolnienie 900 pracowników przez prezesa firmy better.com. W jednym momencie pracę straciło prawie 9 procent wszystkich zatrudnionych w korporacji, której głównym obszarem działania są kredyty hipoteczne. Tematem pełnych oburzenia komentarzy w mediach nie była jednak skala zwolnień, a forma, w jakiej je zakomunikowano pracownikom. Prezes przekazał wiadomość podczas wideokonferencji na platformie ZOOM, którą zaplanowano jako szkolenie. Choć firma w 2021 roku osiągnęła bardzo dobre wyniki finansowe i weszła na amerykańską giełdę, to z pewnością nadszarpnęła swój wizerunek jako potencjalnego pracodawcy.

Postaw na prostotę w komunikacji

Zanim cokolwiek przekażesz pracownikom, odczekaj (jeśli to możliwe) 24 godziny. Spojrzenie na komunikat z pewnej perspektywy czasowej pozwoli Ci ująć przesłanie w sposób łatwiejszy niż długi elaborat. Możesz wypunktować ważniejsze informacje. Postaw na prosty język i zwięzłość, która nie zabierze pracownikom zbyt dużo czasu.

Bądź otwarty na pomysły pracowników

Umiejętność uważnego i aktywnego słuchania rozmówców dotyczy także Twojego miejsca pracy. Jeśli słuchasz uważnie, co mają do powiedzenia Twoi współpracownicy, a dodatkowo jesteś otwarty na ich uwagi i pomysły, możesz liczyć na szacunek i lojalność z ich strony. Chętniej będą się identyfikować z miejscem, w którym pracują i brać za nie odpowiedzialność.

Według badania Globforce, aż 69 % respondentów deklaruje chęć intensywniejszej pracy, wiedząc, że są słuchani i doceniani. Odwrotna sytuacja jest, gdy zdanie Twoich pracowników jest pomijane i ignorowane. Wtedy spada ich zaangażowanie w obowiązki i kreatywność, zaś oni sami są mniej lojalni.

Zadbaj o sposób przekazywania informacji

Czy kiedykolwiek spróbowałeś zapytać pracowników, w jaki sposób chcieliby otrzymywać informacje o tym, co się dzieje w firmie? Czy wewnętrzna poczta bądź grupa na Facebooku spełnia ich oczekiwania? Może warto, byś zastanowił się nad spotkaniem z pracownikami? Obecnie ilość możliwości komunikowania się jest bardzo duża, dlatego warto wewnętrznie poruszyć ten temat.

E-mail niekoniecznie prawdę Ci powie

E-mail do dzisiaj traktowany jest jako istotny środek komunikacji, także jeśli idzie o proces rozstawania się z pracownikiem. Oczywiście wiemy, że w Twojej firmie nie ma takiego zwyczaju, jednak gdyby kiedykolwiek zdarzyłoby Ci się pomyśleć, że to forma łatwiejsza – odradzamy.

Jeśli korzystasz z komunikacji na papierze, to pamiętaj, że jest to metoda przestarzała, ale i bardzo nieekologiczna. Jeśli masz wątpliwości co do tego, w jaki sposób prowadzić komunikację wewnętrzną – umów się na konsultacje ze specjalistami.